Πρόκειται για ένα κορυφαίο σύστημα διαχείρισης ξενοδοχείων και άλλων τουριστικών καταλυμάτων. Το hoteliga PMS (ή Property Management System) προσφέρει στο προσωπικό του ξενοδοχείου ή στους διαχειριστές ενοικιαζόμενων διαμερισμάτων τη δυνατότητα να διαχειριστούν από μόνοι τους τις καθημερινές λειτουργίες του καταλύματος απλά, άμεσα αλλά και απομακρυσμένα, ακόμα και με ένα smartphone.
Μοναδικά Πλεονεκτήματα
Διαδραστικό Ημερολόγιο
Ένα πλήρες και προσαρμόσιμο στις ανάγκες του χρήστη ημερολόγιο για την διαχείριση των κρατήσεων που εισάγονται χειροκίνητα. Μαζί με το channel manager (προαιρετικά) εισάγονται αυτόματα οι κρατήσεις από κανάλια (π.χ. booking.com), ενώ ενημερώνεται η διαθεσιμότητα σε αυτά σε πραγματικό χρόνο.
Προσαρμοσμένο και για την Ελλάδα
Πλήρως προσαρμοσμένο στην ελληνική γλώσσα, ενώ είναι διαθέσιμο και στα αγγλικά, ισπανικά, πορτογαλικά, ιταλικά, τούρκικα και αραβικά. Δυνατότητα διαφορετικής γλώσσας ανά χρήστη. Δυνατότητα χρήσης προτύπων (templates) σε διαφορετικές γλώσσες για αποστολή e-mail στους πελάτες ή για την έκδοση παραστατικών. Δυνατότητα χρήσης ενός ή περισσοτέρων νομισμάτων με αυτόματη καθημερινή ενημέρωση των ισοτιμιών από την Ε.Κ.Τ. (και άλλους παρόχους) ή με ισοτιμίες που ορίζει το κατάλυμα. Δυνατότητα προσαρμογής μορφής ονομάτων, ημερομηνιών, ποσών και μονάδων μέτρησης. Προσαρμοσμένο και στο ελληνικό φορολογικό καθεστώς ενώ υποστηρίζει πλήρως το Φόρο Διαμονής.
Πρόσβαση από Παντού με Οποιαδήποτε Συσκευή
Το hoteliga PMS είναι προσβάσιμο από οποιαδήποτε συσκευή είναι συνδεδεμένη στο internet (μέσω καλωδίου, Wi-Fi ή δικτύου 3G/4G κινητής τηλεφωνίας). Η χρήση του hoteliga PMS δεν απαιτεί καμία εγκατάσταση, μόνο την ύπαρξη ενός browser (Chrome, Firefox ή Safari), ενώ οι αναβαθμίσεις είναι συνεχείς (περίπου 100 ανά έτος) και συμπεριλαμβάνονται στην τιμή της συνδρομής). Η σύνδεση στο hoteliga PMS μπορεί να γίνει με τη χρήση laptop (Windows ή Mac), tablet (Android, iPad ή Windows) ή smartphone (Android, iPhone ή Windows). Σε κάθε περίπτωση, η εφαρμογή προσαρμόζεται αυτόματα βάσει του μεγέθους της οθόνης της συσκευής. Ειδικά στην περίπτωση του ημερολογίου, η προσαρμογή της οθόνης γινεται όχι μόνο προς το μικρότερο, αλλά και προς το μεγαλύτερο, με μεγαλύτερες οθόνες να μπορούν να απεικονίσουν μεγαλύτερα χρονικά διαστήματα, γεγονός που βελτιώνει κατά πολύ την εμπειρία του χρήστη (user experience).
Παρακολούθηση της Καθαριότητας σε Πραγματικό Χρόνο
Ο ξενοδόχος ή ο υπεύθυνος για την καθαριότητα μπορεί να προγραμματίσει τις διάφορες εργασίες (π.χ. άλλαγμα πετσετών, κλινοσκεπασμάτων κλπ.) οι οποίες ανατίθενται αυτόματα για κάθε κράτηση βάσει της διάρκειάς της ή και άλλων κριτηρίων. Το προσωπικό της καθαριότητας μπορεί να εργάζεται είτε βάσει εκτυπωμένου προγράμματος καθαριότητας είτε με τη χρήση smartphone, με το οποίο είναι σε θέση να ενημερώνει σε πραγματικό χρόνο την κατάσταση καθαριότητας των δωματίων ή των διαμερισμάτων.
Ευέλικτη Τιμολόγηση
Δυνατότητα τιμολόγησης μίας ή πολλαπλών κρατήσεων. Δυνατότητα τιμολόγησης μέρους ή όλης της κράτησης. Δυνατότητα έκδοσης αποδείξεων είσπραξης (για προκαταβολές), αποδείξεων και τιμολογίων με διαφορετικές σειρές ή με διαφορετικά πρότυπα (templates) ή γλώσσες (για ξένους πελάτες) κατά περίπτωση. Δυνατότητα έκδοσης πιστωτικών παραστατικών και ελεύθερης τιμολόγησης για υπηρεσίες εκτός των κρατήσεων. Προεπισκόπηση παραστατικών πριν από την έκδοση τους καθώς και άλλοι μηχανισμοί προστασίας από πιθανά λάθη. Δυνατότητα έκδοσης ειδικού παραστατικού για το Φόρο Διαμονής. Αυτόματος υπολογισμός Φ.Π.Α. στη διαμονή με συμπεριλαμβανόμενη διατροφή. Δυνατότητα τιμολόγησης πρακτορείων. Δυνατότητα άμεσης προσαρμογής συντελεστών Φ.Π.Α. και άλλων φόρων (π.χ. Δημοτικός Φόρος) ανά πρακτορείο και για συγκεκριμένη περίοδο (από-μέχρι). Εξαγωγή τιμολογίων σε Excel ή στο baVel και δυνατότητα διασύνδεσης με λογιστικά προγράμματα μέσω του API της hoteliga.
Εξαγωγή Δεδομένων για τις Στατιστικές/Αστυνομικές Αρχές
Εύκολη και γρήγορη εξαγωγή στοιχείων για την Ελληνική Στατιστική Αρχή (ΕΛ.ΣΤΑΤ.) και το σύστημα Ξένιος Ζευς. Πλήρης διαθεσιμότητα στοιχείων για τις αστυνομικές αρχές σε περίπτωση ανάγκης.
Πολλαπλά Kαταλύματα (Multi-property)
Σε περίπτωση ύπαρξης πολλαπλών καταλυμάτων με πολλαπλούς λογαριασμούς hoteliga, όπως συμβαίνει για παράδειγμα σε μικρές αλυσίδες ξενοδοχείων ή σε εταιρίες διαχείρισης, είναι δυνατή η μεταπήδηση από τον έναν λογαριασμό στον άλλον χωρίς επανασύνδεση. Ευκολία και εξοικονόμηση χρόνου.
Πολλαπλοί Χρήστες με Διαφορετικά Δικαιώματα
Προσθήκη και διαχείριση πολλαπλών χρηστών (ανάλογα το επιλεγμένο πακέτο PMS), με διαφορετικά κατά περίπτωση δικαιώματα, ώστε για παράδειγμα ένας υπάλληλος υποδοχής να μην έχει πρόσβαση σε στοιχεία πωλήσεων. Δυνατότητα ιστορικού κινήσεων χρήστη στο επίπεδο της κράτησης, των εισπράξεων και όσον αφορά τις συνδέσεις στο σύστημα.
Διαχείριση Συντήρησης/Επισκευών Δωματίων
Δυνατότητα επισήμανσης ενός ή περισσοτέρων δωματιών σε κατάσταση "συντήρησης". Διαβάθμιση της κατάστασης σε "μικρή βλάβη" ή "εκτός λειτουργίας" ώστε στην δεύτερη περίπτωση να μειώνεται και η διαθεσιμότητα δωματίων στα κανάλια αν γίνεται χρήση του channel manager.
Ολοκληρωμένες Διασυνδέσεις
PMS, channel manager, μηχανή κρατήσεων, scanner διαβατηρίων, API... Ακούγονται διαφορετικά, αλλά για την hoteliga είναι ένα ενιαίο σύστημα διαχείρισης δεδομένων. Πέρα από την διασύνδεση των δικών της συστημάτων, η hoteliga παρέχει ελευθερία επιλογών στους πελάτες της με τις προσφερόμενες ολοκληρωμένες διασυνδέσεις τρίτων channel manager ή με την προγραμματιστική αξιοποίηση του API της hoteliga. Σκοπός η εξοικονόμηση χρόνου που επιτυγχάνεται με λιγότερες χειροκίνητες ενέργειες αλλά και με λιγότερα σημεία επαφής: Το κατάλυμα δεν προμηθεύεται διαφορετικά συστήματα από διαφορετικούς προμηθευτές - το μόνο που χρειάζεται είναι η πλατφόρμα της hoteliga.
Πάνω από 100 Αναφορές
Δυνατότητα προβολής, απευθείας εκτύπωσης ή εξαγωγής σε μορφή PDF ή Excel μιας μεγάλης ποικιλίας αναφορών που δημιουργήθηκαν με την συνεισφορά των ίδιων των χρηστών του hoteliga. Αναφορές σχετικά με κρατήσεις, αφίξεις & αναχωρήσεις ημέρας, υπόλοιπα και διαθεσιμότητα (allotment) πρακτορείων, διαθεσιμότητα-τιμές-συμβόλαια καναλιών (αν γίνεται χρήση του channel manager), εισπράξεις, πωλήσεις (με συγκριτικά στοιχεία προηγούμενων σεζόν), πελάτες, καθαριότητα και τιμολόγηση. Ξεκάθαρη πληροφόρηση συνοδευόμενη από διαγράμματα ή χρωματικούς κώδικες κατά περίπτωση για ευκολότερη ανάγνωση. Δυνατότητα "αγαπημένων" αναφορών για άμεση πρόσβαση στην επιθυμητή πληροφορία.
Πλάνο Δωματίων
Το Πλάνο Δωματίων είναι μια διαφορετική απεικόνιση της κατάστασης των δωματίων/ διαμερισμάτων σε μορφή "κάτοψης" με προβολή ανά ομάδα δωματίων (π.χ. ανά κτίρια) και ανά όροφο. Η προβολή γίνεται για μία συγκεκριμένη ημέρα, είτε αυτή είναι παρελθοντική, είτε μελλοντική, ενώ φυσικά μπορεί να γίνει και προβολή για σήμερα. Πρόκειται για μια πολύ χρήσιμη λειτουργία, ειδικά για μεγαλύτερα καταλύματα, όπου ο εύκολος εντοπισμός ενός δωματίου και η κατάσταση του σε μια συγκεκριμένη μέρα μπορεί να είναι δύσκολος μέσω μόνο ενός ημερολογίου. Κάθε δωμάτιο απεικονίζεται με τους χρωματικούς κωδικούς του, ενώ μαζί και με τα ειδικά ενημερωτικά εικονίδια μπορεί κανείς με μια ματιά να πληροφορηθεί για την κατάσταση ολόκληρων ομάδων δωματίων και να μπορέσει να ανακατανείμει, αν χρειαστεί, άτομα μεταξύ δωματίων ή να δει σε ποιο δωμάτιο είναι καλύτερα να μπει ένας walk-in πελάτης. Με animation στην αναζήτηση δωματίων καθώς και λειτουργία drag and drop για την μετακίνηση ατόμων, η διαχείριση γίνεται παιχνίδι.
Διαχείριση Πρακτορείων
Συνεχής παρακολούθηση και διαχείριση της συνεργασίας με τα τουριστικά πρακτορεία, είτε πρόκειται για "παραδοσιακά" πρακτορεία (π.χ. TUI) είτε για On-Line Travel Agencies (OTAs), όπως π.χ. το booking.com. Δυνατότητα πολλαπλών συμβολαίων ανά πρακτορείο με δυνατότητα διαφορετικών τιμοκαταλόγων, διατροφής, φόρων, πολιτικής ακύρωσης και διαθεσιμότητας (allotment) για κάθε ένα συμβόλαιο ξεχωριστά. Αυτόματος υπολογισμός τιμής κράτησης και ανάλυση κόστους (break-down) κράτησης βάσει εκάστοτε συμβολαίου με το πρακτορείο. Καρτέλες κινήσεων πρακτορείων με τα υπόλοιπά τους και δυνατότητα προσθήκης κινήσεων (χρεώσεων/ πληρωμών) πέραν των αυτόματα εισηγμένων κινήσεων. Προβολή συμβολαίων καναλιών (π.χ. Hotelbeds - αν γίνεται χρήση του channel manager), παρακολούθηση ροής κρατήσεων ανά πρακτορειων σε σχέση με το allotment του εκάστοτε συμβολαίου.
